¿Cómo toda esta teoría puede enlazarse con la manera en que usted lleva a cabo la dirección? Se pueden interrelacionar todos estos aspectos como sigue. En este artículo analizamos cómo se puede mantener bajo control cualquier aspecto negativo, dejando a un lado los positivos, aunque teniendo en cuenta que ambos aspectos deben entrelazarse para conseguir el resultado que se desee. Inmediatamente veremos cómo la motivación se consigue a través de cualquier detalle. Existen una serie de factores (los factores de Hertzberg) que deben ser tratados en su totalidad. Cada uno, a su vez, subraya una variedad de áreas que deben ser consideradas. Todos estos aspectos se deben tratar tanto para reducir cualquier consecuencia negativa como para buscar el lado positivo del conflicto. Dichos factores fueron enumerados aquí según su importancia y serán comentados siguiendo ese mismo orden.

A nadie le gusta la gestión o la burocracia excesiva. Y esto es especialmente cierto cuando les afecta personalmente en condiciones límites o ante la injusticia. Generalmente, como director, usted tiene dos áreas en las que debe preocuparse. En primer lugar, las peculiaridades de su propio departamento. Aquí, el trabajo debe considerarse según la voluntad de motivación de cada procedimiento de gestión y administrativo que sea llevado a cabo, o con esa intención. Cada resolución que sea llevada a la ligera puede representar un aspecto negativo aunque pueda parecer que es para mejorar en su aspecto global. Cada intervención, aunque sea aconsejable, puede causar quizá algún prejuicio o algún beneficio. Por ejemplo, un sistema de control puede ser favorable, pero todo el papeleo puede convertirse en una tarea excesiva. Si el personal no comprende de la necesidad y de las ventajas que ello representa pueden verse inmerso en el fracaso (quizá porque nadie se lo ha explicado), y no realizarán bien su trabajo (y con ello se incluye el realizarlo incompleto o fuera del plazo acordado). La consecuencias podrían ser peor si consideran que el esfuerzo por simplificar las tares han sido nulas. Cada parte del proceso debería ser diseñado para asegurarse de que cualquier desmotivación desaparezca. Con todo, el proceso debería ser controlado regularmente para asegurarse que no se salga fuera del tiempo acordado. El hecho de que el tiempo pasa, así como las circunstancias, puede hacer menos efectivo cualquier proceso, así pues, debe revisarse detenidamente el impacto de la motivación en cada intervención.

Nota: un truco útil: haga siempre una revisión de su calendario de cualquier manera que usted realice o instigue. Si usted crea una nueva condición, actualícela (encabécelo como de seis meses o de cualquier otra fecha), y colóquelo en un documento llamado "revisar". Después será preciso actualizarlo o tan sólo revisarlo. Desde esta perspectiva todo debe revisarse regularmente, y la motivación no debería interpretarse como fuera de contexto ni causar ninguna pega aunque ni se vea ni se mencione. El segundo punto que le concierne a usted es la organización en su conjunto. Aquí, el trabajo no es tanto asegurarse de que los sistemas sean adecuados para su equipo (deben ser motivados en cualquier momento), como una correcta comunicación.

Podría ser necesario explicar (y aprobar) la política y la gestión (incluso esos que no le entusiasman). Puede que sea también necesario hacer sugerencias, de tal modo que actúen a un corto o medio plazo, para observar el efecto de su personal. Los empleados siempre le verán como a un director flojo, quizá como un descuidado, si usted no hace aparentemente nada con los asuntos que, de manera clara, incomodan a la plantilla o (que puede ocurrir) les hace más difícil llevar sus obligaciones. Así, mientras usted intenta mantener la motivación, ello puede conllevar una lucha por el liderazgo , incluso en el caso de que signifique la dificultad de comunicación con los más antiguos empleados. Hablar de ello es un asunto en constante revisión y análisis.
Correcto uso de la gestión y la administraciónSubir

Los ejemplos que siguen muestran la amplitud de esta área y da idea de las posibles acciones que se pueden llevar a cabo:

- Documentación.

- Procedimientos.

- Método.

- Instrucciones.

- Normas (ej. Sobre las llamadas de teléfono personales; la puntualidad; uniformes o vestimenta reglamentaria; ropa de seguridad; limpieza de la ropa; compras de productos de la empresa en almacenes, etc.).

Ésta es un área en donde cada director de sección independiente puede anotar una larga lista sin pensarlo. Todos los puntos anotados más arriba pueden sencillamente encabezar la lista.
SupervisiónSubir

Si usted es un directivo, eso implica que usted es el supervisor. Cómo trabajar o cómo relacionarse con los demás, sobre todo con aquellos a quien dirige directamente, influenciará en el clima de motivación. Esta actitud puede significar mucho o nada para la interacción del grupo. Ningún directivo, aunque ellos crean lo contrario, cree que su personal ame trabajar para ellos porque, simplemente, sea maravilloso hacerlo. Este punto no sólo necesita comentarios concisos sino también hechos. Generalmente el estilo de dirección debe encajar cómodamente con el tipo de gente que se dirige . Esto se menciona aquí para ponerlo en su lugar adecuado ante una valoración general; a medida que vayamos avanzando se irá analizando con más profundidad.
Las relaciones interpersonalesSubir

Existen ciertos grupos de personal que tan sólo organizan su trabajo como grupo cerrado y que tienen poca intercomunicación con otros departamentos. Es importante que se establezca una cooperación de los diferentes departamentos (con todo lo que ello conlleva: comunicación interdepartamental, intercambios...), y en caso de que no sea así, el grupo tenderá a crear situaciones personales de interacción, porque les gusta hacerlo.

Un directivo debe conseguir reunir un equipo que, en todo momento, agradezca trabajar de manera conjunta y asuma alguna de las peculiaridades de cada individuo que pudiera causar problemas o conflictos. Tengamos en cuenta que el carácter de la gente funciona como un trabajo a tiempo completo. Ningún grupo está exento de fricciones, aunque de algún conflicto se puedan ver aspectos constructivos, todo ello debe darse en su justa medida. La manera con que se inician las relaciones interpersonales empiezan cuando se enmarca un grupo -en el proceso de selección-, y se observa su reacción ante las tareas conjuntas. Podríamos equivocarnos al decir que todos los grupos necesitan de unos individuos similares (nuevamente la variedad puede ser constructiva y creativa), pero evidentemente los antagonismos deberían ser eliminados. Podríamos encontrarnos ante un caso de un joven componente del grupo ante un compañero mayor y de otro sexo perteneciente a otro grupo. O podría ocurrir que un compañero siempre esperando para coger su último tren al atardecer, mientras el grupo se divierte con actividades sociales que coinciden con el final del día y que abarcan tanto la oficina como el pub.
Aspectos positivos de las relaciones interpersonalesSubir

Algunos ejemplos de factores que se pueden llevar a cabo para crear o estimular la comunicación y la organización entre grupos son:

- Avisos y correos o revistas internos.

- Central de recursos.

- Oficina de información y biblioteca.

- Club social, centro de saludo o otros equipamientos.

- Celebraciones de cumpleaños, de Navidad o de diversa índole.

- Servicio de información (asuntos diversos como sobrepeso o de vivienda).

- Consultas de calidad (u otro tipo de grupos de revisión).

Un directivo con personalidad ha de se capaz de ofrecer estímulos concretos al proceso, por ejemplo relacionando u organizando reuniones tanto para el personal de ventas o el técnico, o preparando una salida entre los distintos departamentos que tienen una relación especial pero que habitualmente no se establecen contactos.
Condiciones laboralesSubir

La productividad y la eficacia están directamente relacionadas con la manera de trabajar de cada empleado, y ello, a su vez, en sus condiciones de trabajo. El espacio, los equipamientos y todo lo que tiene relación con el aire condicionado pasando por la comodidad de las sillas, todo, absolutamente todo, tiene su importancia. Mientras algunos esperan un trabajo que incluya una oficina lujosa con secretarias eficaces y gastos ilimitados, la gente se siente desmotivada si las condiciones se realizan sin tener cuidado para facilitar su trabajo. Por ejemplo, usted pensará en el equipamiento que ha llegado a considerar esencial y que se lamenta de que ahora no esté ahí: por ejemplo, teléfonos móviles u ordenadores de última generación, etc.

Las condiciones de trabajo pueden cambiar radicalmente. Por ejemplo, algunas organizaciones observan un incremento excesivo en toda su productividad y en la motivación de los llamados hotdesking (sin un lugar de trabajo propio, y un ambiente de expansión mucho más organizado e integrado); esto muestra la gran magnitud que implica esta área. Cualquier aspecto que vaya relacionado con el trabajo se debería incluir aquí, ya sea el uso de la maquinaria hasta lo que se debe hacer en una reunión para mostrar el funcionamiento de la maquinaria. Un punto que merece un comentario especial es el coche de la compañía. Aquellos que no tienen puede que miren a los que sí tengan con una cierta envidia. ¿Estamos seguros de que cualquier coche aceptable es mejor que ninguno? No exactamente. Las compañías de coches son la mayor fuente de insatisfacción. Quienes tienen un vehículo quieren otro mejor, o quieren cambiarlo antes de lo que debería, o quieren tomar partido en la marca y el modelo. Cualquier aspecto negativo podría explotar en seguida. Éste no es tan sólo un ejemplo típico de jerarquía sino un buen ejemplo de cómo ciertos factores conllevan ciertas implicaciones en varios aspectos. Así, deben fijarse y explicar claramente la política de la empresa en este punto, fijarnos como un halcón y no esperar ninguna mejora en la motivación debido a que se otorgue un vehículo. Un vehículo en un departamento donde normalmente no existe, se verá como una fuerte causa favorable. Conozco casos donde un directivo ha ofrecido a sus secretarias un pequeño utilitario, y su confianza se ha visto considerablemente aumentada, así como su jornada y predisposición. Intente ser precavido en lo que respecta a ofrecer un coche de la compañía, las reglas pueden invertirse y pude que se desvanezca cualquier ventaja inicial.
Vida personalSubir

Ninguno de los trabajos más interesantes o de los mejores se encuentran con facilidad (si usted encuentra uno, comuníquemelo). Pero si un trabajo se convierte en insoportable para la vida personal de la gente o en una sarta de falsedades, el trabajo se resentirá. Persuadir de este comportamiento es importante en este momento. En algunos trabajos convencionales exigen fuertes condiciones que se consideran normales, y esto significa que la gente las tolera, aunque no signifique que les guste. Las empresas esperan que la gente trabaje duro en un mundo competitivo, pero existen límites. A veces si las cosas se sobrepasan, la productividad baja. Aunque, existe, después de todo, un gran diferencia entre la actividad y el trabajo que se realiza. Algunos trabajadores pasan muco tiempo en la oficina, pero estas horas no son las más productivas. Puede que se convierta en un espectáculo para que sean vistos en su despacho durante horas y horas., aunque sin ningún tipo de productividad haga su presencia. Es necesario valorar su actitud. Así es como también se establece el juego entre la gente y su trabajo. ¿Hay alguien casado, soltero, o que tenga una familia? Todos estos factores cambian la manera de interpretar la jornada y el trabajo, dependiendo del ojo con que lo observemos. Las salidas son precisamente un ejemplo de cómo podrían ser vistos por diferente tipo de personas. Los directivos deben tener en cuenta que sus trabajadores son gente con una vida personal fuera de la oficina (¡de veras!). Les gusta que ustedes lo tengan en cuenta, que recuerden o celebren su cumpleaños, que pregunten cómo les fue a sus hijos en los exámenes y que compren una botella de champán cuando alguien celebra algo especial, que puede ser un enlace matrimonial o aprobar el permiso de conducir.
SeguridadSubir

La seguridad en el trabajo quizá pueda o no convertirse en motivacional (algunos creen que a mayor riesgo existe una recompensa mayor). Pero no es éste el uso que le damos aquí. Los trabajadores aprecian la seguridad en amplios sectores, y si no se manifiestan en acuerdo con estos, se sienten desmotivados. Esto da al directivo otro punto donde tener los ojos bien abiertos, y saber conectar para obtener el resultado deseado. Como ejemplo, una jerarquía en la seguridad sería como sigue:

- Una organización con una misión concreta y una buena comunicación.

- Descripción clara del trabajo y tiempo de actuación.

- Conocimiento de lo que se espera de nosotros y como se valora.

- Trabajar en un equipo (competente).

- Trabajar bajo el control del directivo correspondiente.

- Liderazgo eficaz.

- Secreto profesional.

Permitan que añada otro comentario al respecto sobre la descripción del trabajo. Este punto es importante, y no porque personal lo imponga. Ellos establecen el campo para mejorar la consecución del trabajo y la comunicación; es útil si alguien sin departamento se encuentra con alguien más. Ellos de manera conjunta deberían definir la forma en que deben trabajar, a dónde les llevan sus objetivos y los documentos de trabajo que suelen ser necesarios cada día como parte que forman de toda la empresa. Si es necesario se pueden crear dos opciones (que nos podrían indicar si es o no confidencial), una para las propuestas de personal y otra diseñada como instrumento de trabajo. Sin lugar a dudas usted puede añadir aquí su lista. Nuevamente aquí las impresiones son considerables, y la seguridad es frágil en ella misma. Por ejemplo, una decisión tomada a puerta cerrada sin ningún tipo de explicación puede convertirse rápidamente en una serie de rumores negativos. Podría ser que no existiera ningún siniestro en el trabajo, y podría ocurrir que tan sólo hubiera sido un momento para asegurarse que el incidente no hubiese sido visto para eludir así sus efectos.
EstatusSubir

Como en el tema de la seguridad esto puede ser un aspecto olvidado en la motivación del personal, aunque ello no signifique que no sea importante, más bien al contrario. La gente quiere ser vista como alguien de importancia, haciendo un trabajo valorado. Si es necesario, las personas pueden crear su propio estatus (piense en los picadores que construían las catedrales). Esto también ocurre en el área de la producción, donde cada persona -en caso de que no estén totalmente relacionadas- explicará a otras lo importante que es su propia contribución a la empresa. Asimismo, usted debe preocuparse del lugar donde se sienta el personal, cómo tratarlos según la edad, la antigüedad, los logros o el servicio realizado en la empresa, el trabajo que desempeñan, etc. El directivo, sin necesidad de una organización, debe establecer un orden. Y ello implica comunicarse. Un cliente a quien se le diga mediante un interfono que el representante de ventas no está (algo que seguramente ya se esperaba), porque -tan sólo es un vendedor- no está ni bien interpretado ni ayuda a incrementar el estatus del colega a los ojos del cliente. Alguien, con insuficiente autoridad, que a menudo debe responder con comentarios como "debo preguntarlo a mi jefe", puede sentirse perfectamente en un estatus de bajo nivel, aunque su labor sea correcta. Los problemas pueden surgir ampliamente en este ámbito. Una vez me encontré con alguien terriblemente desmotivado porque su esposa (que trabajaba en una empresa distinta y de diferente campo) había sido promocionada y ahora se podía leer "Directivo" en su tarjeta de negocios. Tomó algún tiempo para que su superior se percatara de la causa de su desmotivación.
SueldoSubir

Sí, éste es el aspecto negativo del balance ¿Es acaso usted una de esas personas que están de acuerdo con su remuneración actual? Seguramente preferiría que fuera más alta. El salario que se percibe, pocas veces da motivación. Y en caso de que sea poco apropiado (internamente), sin entrar en comparaciones con cualquier otro trabajo similar, o cualquier otro aspecto susceptible de una verdadera crítica, entonces sí que puede tratarse de un factor desmotivador importante. En una empresa que conozco, los salarios están tratados como un tema abierto: cualquiera puede ir al departamento de contabilidad y preguntar cuánto ganan los demás, y que se lo digan. El principal efecto de esto es que permite controlar cómo se establecen los salarios; de este modo, no hay injusticias ni lamentos. Personalmente no sugiero este tipo de actuación, esto depende de cada política empresarial, pero debe tenerse en cuenta. Otro ejemplo para ver cómo funciona el tema de los salarios es el siguiente: congelar los sueldos durante un año puede significar un aumento del resentimiento durante dos años (por lo que no debe plantearse si no existe una muy buena razón). Como directivo, usted cobra por preocuparse durante un largo período de tiempo: el año económico. Pero si alguien de su departamento, especialmente esos más jóvenes, piensan que una jornada hasta el viernes es muy larga, entonces ese largo espacio de tiempo será percibido por ellos de una manera muy distinta a como lo percibe usted. Por esto la motivación no se puede incrementar, al menos durante mucho tiempo, simplemente dando dinero. Evidentemente el sueldo (es decir, toda la remuneración) es importante. Pero se debe considerar tan sólo como otro factor separado de un hecho más complejo, que contribuye a inclinar la balanza con otros factores. Pese a ello, usted no debe amortizar los salarios en su totalidad. Si se aumenta el salario a un empleado como reconocimiento por los objetivos alcanzados, es algo que podemos considerar realmente como motivación.

Fuente bibliográfica: Enciclopedia del Empresario
© 2001, 2002 Editorial Gedisa, S.A. / 2008 EDITORIAL OCEANO


Psicoriesgos laborales